Pri pripravi prezentacij se velikokrat srečamo s pojavom prevelikih prezentacij. Običajen krivec za prevelike prezentacije so grafični elementi, ki so običajno v neprimernih formatih ali velikostih. Težava pa nastane, ko je potrebno poiskati sliko, ki povzroča težave, običajno je to iskanje igle v senu.
Glavni krivci za velike prezentacije so grafični elementi, to so običajno slike in video vsebine. Slednje so običajno v prevelikih formatih, npr. slike za tisk itd. Najbolje je uporabiti slike v dimenzijah za splet. Druga so ustrezni formati slik, najbolje je uporabljati JPG in PNG slike, ki jih s pomočjo orodij, kot so TinyPNG še dodatno optimiziramo (enako, kot za splet). Video vsebine je najbolje pretvoriti v mp4 format, uporabiti ustrezno dimenzijo, npr HD in ne 4K. Prav tako lahko uporabimo različna orodja za stiskanje videa, če je to res še potrebno.
Vendar obstajajo načini, kako lahko na hitro najdemo dežurne krivce za velike prezentacije. Najpriročnejša metoda zahteva malo truda, vendar ko jo osvojimo je naše delo precej lažje. V spodnjih 9 korakih si bomo pogledali postopek, kako naše prezentacije drastično zmanjšati brez velikega napora.
Kako zmanjšati velikost prezentacij (PPT, PPTx)
Vse prezentacije (PPT,PPTx) in tudi nekateri drugi Microsoft Office dokumenti imajo naslednjo skrivnost, pravzaprav so to vse ZIP datoteke z določenimi strukturami. Se pravi, da ugotovimo krivce za prevelike prezentacije naredimo naslednje:
- Naredimo varnostno kopijo prezentacije, ki jo želimo zmanjšati velikost
- Datoteki spremenimo končnico v ZIP
- Odpremo ZIP in poiščemo mapo “PPT”, nato mapo “media”.
- V mapi “media” se nahajajo vsi grafični elementi, slednje sortiramo po velikosti.
- Prikažejo se nam največje datoteke, ki naj več doprinesejo k velikosti naše prezentacije.
- Izbrane grafične elemente izvozimo in jih ustrezno stisnemo oz. optimiziramo.
- Optimizirane grafične elemente nato ponovno uvozimo z enakimi imeni, tako, da prepišemo obstoječe.
- Zapremo ZIP datoteko in ponovno spremenimo končnico v PPT oz. PPTx.
- Vizualno preverimo stanje v prezentaciji, če je prišlo do kakšnega zamika pri popravljenih grafičnih elementih.
Iz lastnih izkušenj lahko rečem, da se je ta metoda izkazala za eno najbolj optimalnih. Reševanje težav z velikimi prezentacijami je precej lažje, kot je bilo. Pri optimizaciji velikih prezentacij pa moramo vedno uporabljati tudi “zdravo kmečko pamet”, če ima prezentacija npr. več 10 slidov s slikami ali celo video vsebinami so lahko prezentacijo vseeno večje, vendar s pomočjo opisane metode bistveno manjše.